THE RTP-MS EVOLUTION FROM SHAREFOLDER TO ONLINEBASED MANAGEMENT: AN ALTERNATIVE DOCUMENT ACCESSIBILITY

Abstract

ABSTRACT
This paper describes the structure of document management, specifically the evolution of Reactor
TRIGA PUSPATI Management System (RTP-MS) from ShareFolder to online-based management
using SharePoint. Employing the Integrated Management System (IMS) approach, which characterizes
documents based on a hierarchy of importance, the development and utilization of Nuclear Malaysia’s
longstanding SharePoint website has served as a pivotal shift for officials at the Reactor Technology
Center (PTR) in the quest for enhanced document accessibility and updates. The migration initiative
commenced in 2020, coinciding with the onset of the COVID-19 pandemic, and it remains an ongoing
process. The objective of this paper is to share how PTR utilizes SharePoint as an alternative digital
document management system, with the scope of this study focuses on the existing Nuclear Malaysia
SharePoint and the local reactor ShareFolder under NAS3. The methodology applied in this study
consists of five steps, which are: (1) assessment and planning, (2) configuration and setup, (3) the
migration, (4) training and user briefing and finally, (5) optimization. PTR officers have enthusiastically
adopted the SharePoint platform, especially during audit sessions with regulatory agencies and for
document sharing. This preference is due to SharePoint's utilization of a graphical user interface that
acts as a navigation panel, in contrast to ShareFolder's method of displaying a document list.

ABSTRAK
Kertas kerja ini menerangkan struktur pengurusan dokumen, khususnya evolusi Sistem Pengurusan
TRIGA PUSPATI (RTP-MS) Reaktor daripada ShareFolder kepada pengurusan berasaskan dalam
talian menggunakan SharePoint. Menggunakan pendekatan Sistem Pengurusan Bersepadu (IMS), yang
mencirikan dokumen berdasarkan hierarki kepentingan, pembangunan dan penggunaan laman web
SharePoint Nuklear Malaysia yang telah lama wujud telah menjadi anjakan penting bagi pegawai di
Pusat Teknologi Reaktor (PTR) dalam usaha untuk kebolehcapaian dan meningkatkan kemudahan dalam
mengemas kini dokumen. Inisiatif migrasi ini bermula pada tahun 2020, serentak dengan permulaan
wabak COVID-19, dan ia kekal sebagai proses yang berterusan. Objektif kertas kerja ini adalah untuk
berkongsi bagaimana PTR menggunakan SharePoint sebagai sistem pengurusan dokumen digital
alternatif, dengan skop kajian ini memfokuskan kepada SharePoint Nuklear Malaysia sedia ada dan
ShareFolder reaktor di bawah NAS3. Metodologi yang digunakan dalam kajian ini terdiri daripada lima
langkah, iaitu: (1) penilaian dan perancangan, (2) konfigurasi dan persediaan, (3) migrasi, (4) latihan
dan taklimat pengguna dan akhir sekali, (5) pengoptimuman. Pegawai PTR telah menggunakan platform
SharePoint sepenuhnya, terutamanya semasa sesi audit dengan agensi kawal selia serta tempat
perkongsian dokumen. Keutamaan ini disebabkan oleh penggunaan grafik antara muka SharePoint yang
13JOURNAL of NUCLEAR and Related TECHNOLOGIES, Vol. 21, No. 2, July-December 2024
bertindak sebagai panel navigasi, berbeza dengan kaedah ShareFolder yang hanya memaparkan senarai
dokumen..